Polityka prywatności

1. Informacje ogólne

Niniejsza Polityka prywatności i cookies („Polityka”) opisuje zasady przetwarzania danych osobowych w związku z korzystaniem ze strony internetowej dostępnej pod adresem https://wchmurach.eu/ („Serwis”), kontaktem z Administratorem, przesłaniem formularza bezpłatnej konsultacji oraz korzystaniem z plików cookies i podobnych technologii.

Serwis służy prezentacji działalności Administratora i umożliwia nawiązanie kontaktu. W Serwisie nie są prowadzone konta użytkowników, sklep internetowy, newsletter ani system rezerwacji.

2. Administrator danych i dane kontaktowe

Administratorem danych osobowych jest Anna Michałowska, prowadząca działalność gospodarczą pod firmą Biuro w Chmurach Anna Michałowska, ul. Belgijska 55, 62-095 Łopuchowo, NIP: 7772857081, REGON: 545142241 („Administrator”).

W sprawach dotyczących prywatności i danych osobowych można skontaktować się z Administratorem:

• e-mailowo: biuro@wchmurach.eu;
• telefonicznie: +48 693 706 258;
• listownie: ul. Belgijska 55, 62-095 Łopuchowo.

Administrator nie wyznaczył inspektora ochrony danych. We wszystkich sprawach związanych z przetwarzaniem danych można korzystać z danych kontaktowych wskazanych powyżej.

3. W jaki sposób pozyskujemy dane

Dane mogą być pozyskiwane:

• bezpośrednio od użytkownika — w formularzu bezpłatnej konsultacji, wiadomości e-mail lub podczas kontaktu telefonicznego;
• automatycznie podczas korzystania z Serwisu — w postaci logów technicznych oraz informacji zapisywanych lub odczytywanych przy użyciu cookies i podobnych technologii;
• od dostawców usług analitycznych — wyłącznie w zakresie wynikającym z konfiguracji Serwisu i zgody udzielonej przez użytkownika.

4. Cele, zakres i podstawy prawne przetwarzania

4.1. Formularz bezpłatnej konsultacji

Formularz dostępny w Serwisie służy do zgłoszenia zainteresowania bezpłatną konsultacją. W formularzu zbierany jest adres e-mail. W związku z wysłaniem formularza mogą być ponadto przetwarzane dane techniczne związane ze zgłoszeniem, w szczególności data i czas jego przesłania oraz adres IP, jeżeli są zapisywane przez Serwis lub zabezpieczenie formularza.

Dane są wykorzystywane w celu:

• przyjęcia zgłoszenia, skontaktowania się z użytkownikiem i ustalenia szczegółów konsultacji;
• udzielenia odpowiedzi oraz prowadzenia dalszej korespondencji;
• podjęcia, na żądanie użytkownika, działań przed ewentualnym zawarciem umowy;
• zapewnienia bezpieczeństwa formularza oraz ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami, jeżeli okaże się to potrzebne.

Podstawą prawną przetwarzania jest:

• art. 6 ust. 1 lit. b RODO — gdy zgłoszenie zmierza do uzyskania informacji o usługach lub podjęcia działań przed zawarciem umowy;
• art. 6 ust. 1 lit. f RODO — w zakresie prowadzenia korespondencji, zapewnienia bezpieczeństwa formularza oraz ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami; prawnie uzasadnionym interesem Administratora jest sprawna obsługa kontaktu, ochrona Serwisu i ochrona praw Administratora.

Podanie adresu e-mail jest dobrowolne, ale niezbędne do wysłania formularza i otrzymania odpowiedzi. Prosimy, aby nie przekazywać w formularzu ani w późniejszej korespondencji danych, które nie są potrzebne do obsługi sprawy, w szczególności szczególnych kategorii danych osobowych.

Zgłoszenie jest wysyłane na skrzynkę pocztową Administratora obsługiwaną w Google Workspace oraz zapisywane w Elementor Submissions, w bazie Serwisu utrzymywanej na hostingu Zenbox.

4.2. Kontakt e-mailowy i telefoniczny

W przypadku kontaktu e-mailowego lub telefonicznego Administrator przetwarza dane przekazane przez osobę kontaktującą się oraz dane związane z komunikacją, takie jak adres e-mail, numer telefonu, imię i nazwisko, treść wiadomości, podpis, data kontaktu i inne informacje dobrowolnie podane w toku rozmowy lub korespondencji.

Dane są przetwarzane w celu udzielenia odpowiedzi, prowadzenia korespondencji, umówienia konsultacji, przedstawienia informacji o usługach i podjęcia działań przed zawarciem umowy. Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO, jeżeli kontakt dotyczy potencjalnej umowy, albo art. 6 ust. 1 lit. f RODO w pozostałych przypadkach — w ramach prawnie uzasadnionego interesu Administratora polegającego na prowadzeniu komunikacji i obsłudze zapytań.

Podanie danych jest dobrowolne, lecz ich nieprzekazanie może uniemożliwić Administratorowi udzielenie odpowiedzi lub podjęcie żądanych działań.

4.3. Korzystanie z Serwisu, logi techniczne i bezpieczeństwo

Podczas korzystania z Serwisu mogą być automatycznie zapisywane informacje techniczne, takie jak adres IP, data i czas połączenia, adres odwiedzanej podstrony, adres strony odsyłającej, rodzaj przeglądarki i urządzenia, system operacyjny oraz informacje o błędach i zdarzeniach technicznych.

Dane są przetwarzane w celu zapewnienia prawidłowego i bezpiecznego działania Serwisu, diagnozowania błędów, przeciwdziałania nadużyciom, obsługi kopii bezpieczeństwa i dokumentowania incydentów. Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO — prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na utrzymaniu bezpieczeństwa, dostępności i poprawnego działania Serwisu.

4.4. Google Analytics 4

Po uzyskaniu zgody użytkownika Serwis korzysta z Google Analytics 4 („GA4”), narzędzia analitycznego dostarczanego przez Google. GA4 pomaga Administratorowi zrozumieć, w jaki sposób użytkownicy korzystają z Serwisu, w szczególności jakie podstrony odwiedzają, z jakiego rodzaju urządzeń korzystają, z jakiego przybliżonego obszaru następuje wizyta i jak użytkownicy poruszają się po Serwisie.

W ramach GA4 mogą być przetwarzane identyfikatory internetowe i cookies analityczne, adres IP w zakresie technicznie niezbędnym do obsługi połączenia i ustalenia przybliżonej lokalizacji, dane o urządzeniu, przeglądarce, źródle wizyty, czasie korzystania z Serwisu oraz zdarzeniach wykonywanych w Serwisie. Administrator nie wykorzystuje GA4 do podejmowania wobec użytkowników decyzji wywołujących skutki prawne ani do prowadzenia marketingu bezpośredniego.

Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych w ramach GA4 jest zgoda użytkownika (art. 6 ust. 1 lit. a RODO). Opcjonalne mechanizmy analityczne są blokowane do czasu udzielenia zgody. Zgodę można w każdej chwili wycofać w ustawieniach cookies, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

Retencja danych na poziomie użytkownika i zdarzenia w ustawieniach GA4 wynosi 2 miesiące. Ustawienie to nie wpływa na standardowe raporty zbiorcze, które mogą być dostępne dłużej, ponieważ nie zawierają danych na poziomie pojedynczego użytkownika lub zdarzenia.

GA4 jest wdrożone przy użyciu wtyczki Google Site Kit. Serwis nie korzysta z Google Tag Managera. Google Search Console i PageSpeed Insights są wykorzystywane jako narzędzia administracyjne do monitorowania widoczności i jakości Serwisu; nie stanowią odrębnego mechanizmu śledzenia zachowania użytkownika w Serwisie.

4.5. Google reCAPTCHA v2

Formularze w Serwisie są zabezpieczone za pomocą Google reCAPTCHA v2. Narzędzie służy do odróżniania zgłoszeń przesyłanych przez ludzi od automatycznych prób nadużycia formularza. W związku z jego działaniem Google może przetwarzać m.in. adres IP, informacje o urządzeniu i przeglądarce, sposób interakcji ze stroną, czas wizyty oraz informacje potrzebne do oceny ryzyka nadużycia.

Podstawą prawną przetwarzania przez Administratora jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO — prawnie uzasadniony interes polegający na ochronie formularzy i Serwisu przed spamem, botami oraz innymi nadużyciami. reCAPTCHA jest uruchamiana wyłącznie w zakresie potrzebnym do zabezpieczenia formularza. W zakresie, w jakim dostęp do informacji w urządzeniu użytkownika jest konieczny do dostarczenia żądanej funkcji zabezpieczonego formularza, zastosowanie ma wyjątek dotyczący technologii niezbędnych; w pozostałym zakresie wymagana jest odpowiednia zgoda użytkownika.

Korzystanie z reCAPTCHA podlega również Polityce prywatności Google oraz Warunkom korzystania z usług Google.

4.6. Zarządzanie zgodami na cookies

Do zapisywania i obsługi wyborów użytkownika dotyczących cookies Serwis wykorzystuje wtyczkę GDPR Cookie Compliance dostarczaną przez Moove Agency. Narzędzie zapamiętuje wybór użytkownika, aby zastosować odpowiednie ustawienia i wykazać, że zgoda została udzielona albo odmówiona.

Podstawą przetwarzania danych związanych z zapamiętaniem ustawień prywatności jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO — wykonanie obowiązków prawnych związanych z obsługą zgody — oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO — prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na zapewnieniu działania mechanizmu zgód i możliwości wykazania zgodności z przepisami.

5. Hosting, poczta i zaplecze techniczne

Serwis działa w oparciu o WordPress i Elementor Pro oraz jest utrzymywany na infrastrukturze hostingowej Zenbox. Operator hostingu może przetwarzać dane techniczne i dane zapisane w bazie Serwisu w celu zapewnienia hostingu, bezpieczeństwa, obsługi serwera i automatycznych kopii bezpieczeństwa.

Poczta Administratora działa w usłudze Google Workspace. Wiadomości wysłane przez formularz są przekazywane na skrzynkę pocztową Administratora za pomocą technicznej integracji Serwisu z Google Workspace.

Domena Serwisu jest zarejestrowana u OVH, a obsługę DNS zapewnia Zenbox. Usługi te mogą otrzymywać dane techniczne niezbędne do skierowania połączenia do Serwisu, lecz nie są wykorzystywane przez Administratora do analizy zachowania użytkowników.

Serwis korzysta z lokalnie przechowywanych plików fontu Poppins. Samo wyświetlenie tekstu z użyciem tego fontu nie powoduje połączenia przeglądarki użytkownika z serwerami Google Fonts.

6. Odbiorcy danych

Dane mogą być ujawniane wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji opisanych celów:

• operatorowi hostingu Zenbox — w związku z utrzymaniem Serwisu, bazy danych, logów i kopii bezpieczeństwa;
• Digital Dumpling s.c., NIP: 7773443890, REGON: 541250790 — jako podmiotowi świadczącemu techniczną obsługę Serwisu i posiadającemu dostęp administracyjny do WordPressa; podmiot ten działa na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych i nie wykorzystuje danych do własnych celów;
• Google Ireland Limited i podmiotom z grupy Google — w związku z korzystaniem z Google Workspace, Google Analytics 4 i Google reCAPTCHA;
• dostawcom narzędzi i usług IT, bezpieczeństwa oraz wsparcia technicznego — jeżeli dostęp do danych jest konieczny do wykonania zleconej usługi i odbywa się na odpowiedniej podstawie prawnej lub umowie powierzenia;
• doradcom prawnym, księgowym lub innym profesjonalnym doradcom — jeżeli będzie to konieczne do ochrony praw Administratora albo wykonania obowiązków prawnych;
• uprawnionym organom publicznym — jeżeli obowiązek przekazania danych wynika z przepisów prawa.

Dostawcy oprogramowania WordPress, Elementor i pozostałych wtyczek nie otrzymują automatycznie danych zapisanych w Serwisie wyłącznie z tego powodu, że ich oprogramowanie jest zainstalowane. Dostęp może wystąpić jedynie wtedy, gdy jest technicznie potrzebny, na przykład w ramach zleconego wsparcia.

7. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

W związku z korzystaniem z usług Google dane mogą być przetwarzane także poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, w szczególności w Stanach Zjednoczonych. Transfer odbywa się z zastosowaniem mechanizmów przewidzianych w rozdziale V RODO — zależnie od danego odbiorcy i usługi mogą to być w szczególności decyzja Komisji Europejskiej stwierdzająca odpowiedni stopień ochrony w ramach EU–US Data Privacy Framework albo standardowe klauzule umowne zatwierdzone przez Komisję Europejską, uzupełnione w razie potrzeby dodatkowymi zabezpieczeniami.

Informacje o stosowanych przez Google mechanizmach transferu są dostępne na stronie Google — ramy prawne przekazywania danych. Informację o zabezpieczeniach właściwych dla konkretnego przetwarzania można również uzyskać, kontaktując się z Administratorem.

8. Okres przechowywania danych

• Zapytania, które nie doprowadziły do współpracy: dane w Elementor Submissions i Google Workspace są przechowywane do 12 miesięcy od zakończenia kontaktu, a następnie usuwane, chyba że dalsze przechowywanie określonych informacji jest potrzebne do ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami.
• Kontakt prowadzący do zawarcia umowy: dane są dalej przetwarzane przez okres wykonywania umowy, a po jej zakończeniu przez czas wynikający z obowiązków prawnych oraz do upływu okresu przedawnienia roszczeń. Zasady dotyczące obsługi klienta mogą być dodatkowo opisane w odrębnej klauzuli informacyjnej.
• Korespondencja w innych sprawach: dane są przechowywane do czasu zakończenia sprawy, a następnie przez okres niezbędny do wykazania przebiegu komunikacji lub ochrony praw Administratora, nie dłużej niż do upływu właściwego okresu przedawnienia roszczeń.
• Logi techniczne i dane bezpieczeństwa: przez okres wynikający z ustawień hostingu i niezbędny do zapewnienia bezpieczeństwa, diagnozowania błędów oraz obsługi incydentów, po czym dane są usuwane albo anonimizowane.
• Kopie bezpieczeństwa: do czasu ich automatycznego nadpisania zgodnie z cyklem kopii stosowanym przez operatora hostingu; dane z kopii są wykorzystywane wyłącznie w celu odtworzenia Serwisu po awarii lub incydencie.
• Google Analytics 4: dane na poziomie użytkownika i zdarzenia — przez 2 miesiące; zagregowane raporty statystyczne mogą pozostawać dostępne dłużej.
• Zgody i ustawienia cookies: przez czas działania ustawienia zapisanego w urządzeniu oraz — w zakresie dokumentacji zgody — przez okres niezbędny do wykazania jej prawidłowej obsługi, nie dłużej niż do upływu okresu przedawnienia potencjalnych roszczeń lub odpowiedzialności prawnej.

Po upływie właściwego okresu dane są usuwane lub anonimizowane, chyba że przepisy prawa wymagają ich dalszego przechowywania.

9. Prawa osób, których dane dotyczą

Na zasadach określonych w RODO osobie, której dane dotyczą, może przysługiwać prawo do:

• dostępu do danych i otrzymania ich kopii;
• sprostowania nieprawidłowych danych oraz uzupełnienia danych niekompletnych;
• usunięcia danych;
• ograniczenia przetwarzania;
• przenoszenia danych — gdy przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody lub umowy, w sposób zautomatyzowany;
• wniesienia sprzeciwu — z przyczyn związanych ze szczególną sytuacją osoby — wobec przetwarzania opartego na art. 6 ust. 1 lit. f RODO;
• wycofania zgody w dowolnym momencie, jeżeli przetwarzanie odbywa się na jej podstawie; wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania;
• wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Żądanie dotyczące realizacji praw można przesłać na adres biuro@wchmurach.eu. Przed realizacją żądania Administrator może poprosić o dodatkowe informacje pozwalające potwierdzić tożsamość osoby, jeżeli będzie to uzasadnione.

10. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji

Administrator nie podejmuje wobec użytkowników decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nich wpływały. Dane z Google Analytics 4 służą do tworzenia statystyk i oceny sposobu korzystania z Serwisu; Administrator nie wykorzystuje ich do takiego zautomatyzowanego podejmowania decyzji.

11. Pliki cookies i podobne technologie

Cookies to niewielkie informacje zapisywane w urządzeniu użytkownika lub odczytywane z niego podczas korzystania z Serwisu. Mogą być cookies sesyjnymi, usuwanymi po zamknięciu przeglądarki, albo trwałymi, przechowywanymi przez określony czas lub do chwili ich usunięcia przez użytkownika.

W Serwisie mogą być używane następujące kategorie cookies i podobnych technologii:

• niezbędne i bezpieczeństwa — potrzebne do prawidłowego działania Serwisu, obsługi ustawień prywatności, zapewnienia transmisji i zabezpieczenia formularzy; nie wymagają zgody, jeżeli są używane wyłącznie w zakresie koniecznym do dostarczenia usługi żądanej przez użytkownika;
• analityczne — wykorzystywane przez Google Analytics 4 do mierzenia sposobu korzystania z Serwisu; są uruchamiane dopiero po udzieleniu zgody;
• funkcjonalne — mogą wspierać dodatkowe funkcje Serwisu, jeżeli zostaną wdrożone; gdy nie są niezbędne, są uruchamiane dopiero po udzieleniu zgody.

Serwis nie wykorzystuje obecnie cookies do prowadzenia reklamy behawioralnej ani narzędzi takich jak Meta Pixel.

Szczegółowa, aktualna lista wykorzystywanych cookies — obejmująca ich dostawcę, cel i okres działania — jest prezentowana w panelu ustawień cookies na podstawie rzeczywistej konfiguracji Serwisu. Lista powinna być aktualizowana po każdej zmianie narzędzi lub po ponownym skanowaniu Serwisu.

Na zapis lub odczyt opcjonalnych cookies użytkownik wyraża zgodę w panelu wyświetlanym przy pierwszej wizycie. Odmowa zgody na cookies analityczne nie ogranicza dostępu do podstawowej treści Serwisu. Ustawienia można w każdej chwili zmienić, wybierając: Zmień ustawienia cookies.

Podstawą zapisywania lub odczytywania opcjonalnych informacji w urządzeniu użytkownika jest zgoda udzielona zgodnie z art. 399 ustawy z dnia 12 lipca 2024 r. — Prawo komunikacji elektronicznej. Jeżeli informacje te stanowią dane osobowe, podstawą ich dalszego przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. a RODO. Technologie niezbędne do wykonania transmisji lub dostarczenia usługi wyraźnie żądanej przez użytkownika mogą być stosowane bez zgody w zakresie przewidzianym przez prawo.

Cookies można również ograniczyć lub usunąć w ustawieniach przeglądarki. Zablokowanie wszystkich cookies może jednak wpłynąć na działanie niektórych funkcji Serwisu. Ustawienia przeglądarki nie zastępują wycofania zgody w Serwisie w odniesieniu do danych, które zostały już przetworzone, dlatego najwygodniej skorzystać również z panelu ustawień cookies.

12. Bezpieczeństwo danych

Administrator stosuje środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do charakteru przetwarzanych danych i ryzyka, w szczególności szyfrowanie transmisji za pomocą HTTPS, kontrolę dostępu do zaplecza Serwisu i poczty, ograniczanie dostępu do osób upoważnionych, aktualizację oprogramowania oraz automatyczne kopie bezpieczeństwa. Środki te są przeglądane i dostosowywane do zmian technologicznych oraz zidentyfikowanych zagrożeń.

13. Linki do serwisów zewnętrznych

Serwis może zawierać zwykłe linki prowadzące do zewnętrznych stron lub profili społecznościowych. Kliknięcie linku powoduje przejście do serwisu zarządzanego przez inny podmiot, który przetwarza dane zgodnie z własnymi zasadami prywatności. Samo wyświetlenie zwykłego linku w Serwisie nie powoduje automatycznego przekazania danych operatorowi strony docelowej.

14. Zmiany Polityki

Polityka może być aktualizowana w przypadku zmiany sposobu działania Serwisu, używanych narzędzi, zakresu przetwarzania danych lub przepisów prawa. Aktualna wersja dokumentu będzie publikowana w Serwisie. Jeżeli zmiana będzie wymagała ponownego uzyskania zgody, użytkownik zostanie o nią poproszony za pomocą odpowiedniego mechanizmu.